Een benefietconcert organiseren voor je actie of goede doel
Om meer bekendheid of aandacht te geven aan jouw actie voor het goede doel, wellicht kan je een benefietconcert organiseren. Een evenement als eindproduct, zoals een sponsorloop of een race, is een mooie toevoeging. Maar natuurlijk kan je ook voor een langere tijd geld op willen halen en tussendoor een evenement organiseren om je doel en actie onder de aandacht te brengen bij de mensen. Maar wat komt kijken bij een benefietconcert? Er komt nogal wat kijken bij het organiseren en faciliteren hiervan. Wij geven een aantal tips om ervoor te zorgen dat het benefietconcert een goede basis heeft en veel geld op kan halen. Op zoek naar andere soorten actie? Check dan deze pagina.
Tip 1: Vind een goede artiest of band
We gaan er vanuit dat je al een goed doel hebt als je een benefietconcert wilt gaan organiseren. Het is belangrijk dat jouw actie op Supp.to goed gevuld is met belangrijk informatie, mooie foto’s en hopelijk al heel wat donaties. Je kan met dit complete actieprofiel beginnen aan de organisatie van het benefietconcert. En hiervoor heb je een artiest, band of koor nodig. Maar hoe vind je zo iemand en wil je dat ze het belangeloos doen of heb je er budget voor over? Kijk eerst eens binnen je netwerk: je kerk, je muziekvereniging, sportvereniging, school of werk. Je social media kan hier ook nog een handje bij helpen. Wanneer je oproep op een van je social media kanalen deelt, kan het bij de juiste persoon terecht komen. Wanneer iemand hart heeft voor het thema van jouw goede doel, dan is de kans op succes of medewerking groter.Denk eraan dat je artiest graag wil weten waar, wanneer en hoe laat hij of zij er moet(en) zijn. Zorg er ook voor dat je goed met je locatie afstemt welke spullen zelf meegenomen moeten worden en welke zij beschikbaar stellen. Zo weet de artiest ook waar hij/zij aan toe is.
Tip 2: Marketing van je benefietconcert
Het goede doel is bekend, je actie staat op Supp.to en de artiest is ook gevonden. Je marketing voor het benefietconcert kan beginnen. Voordat je begint met het bekendmaken van je actie en benefietconcert, is het belangrijk om te bepalen welk materiaal je hebt en nog nodig hebt. Denk hierbij na over hoe je je concert bekend wil maken, via social media, een website, flyers of persoonlijk contact. Je kan ook bedrijven inschakelen voor sponsoring, locatiegebruik, marketing of andere doeleinden.
Het is erg slim en genoeg informatie en beeldmateriaal van goede kwaliteit te hebben. Zowel van je artiest (bijvoorbeeld band of koor) als van je goede doel. Ook moet je goede pakkende teksten maken voor op de verschillende kanalen. Mocht je beperkt zijn in informatie of beeldmateriaal of kan je wel wat hulp gebruiken? Neem contact op met Comyoo | creatieve studio (bedenker/maker van Supp.to & Sponsor.school). Ze helpen je graag met meedenken en eventueel maken van visuals of andere beeldmateriaal.
Tip 3: Voorbereidingen, benefietconcert en afrondingen
Je marketing is volop aan de gang en er worden veel kaartjes verkocht. Dit is goed, want die opbrengst gaat allemaal al naar het goede doel! Je evenement op Facebook vertelt je dat er al meer dan 50 personen naar je benefietconcert gaan! Helemaal super.
Het benefietconcert komt dichterbij en er moet nog het een en ander geregeld worden. Een benefietconcert organiseren is niet niks! We zetten de volgende acties voor je op een rijtje. Of de taak voor jou van toepassing is, moet je zelf bekijken.
- Print genoeg posters en flyers uit met de url en/of de QR-code van je Supp.to project. Op deze manier kan je ook nog tijdens het evenement donaties verzamelen.
- Waar heb je hulp bij nodig? Ga op zoek naar extra handjes in de vorm van bijvoorbeeld vrijwilligers. Heb je bijvoorbeeld gedacht aan een gastheer/gastvrouw?
- Verdeel taken. Kijk naar je eigen expertise en de talenten van anderen om ieder een taak te geven waar hij/zij bij past en goed kan uitvoeren
- Blijf communiceren. Houdt goed contact met je vrijwilligers, je band, je locatie, sponsoren & bezoekers. Vergeet niemand en onderhoud je netwerk. Stem verwachtingen met elkaar af.
- Let op je eventuele budget. Houd je financien in de gaten en zo weet je goed waar geld naar toe gaat, hoeveel je nog hebt en je niet te kort komt.
- Maak een tijdsplanning. Hoe laat begint welk onderdeel, wie heeft het voorbereid en wie voert het uit. Geef jezelf of iemand anders de taak om het totale overzicht in de gaten te houden.
- Wil je de gasten nog iets mee brengen? Een bedankje of boodschap? Benader bedrijven om een presentje te laten sponsoren.
- Een borrel om na te praten of te netwerken? Zo kunnen je gasten niet alleen kijken en luisteren, maar zelf ook nog iets inbrengen.
- Wie ruimt de locatie op na de tijd? En wie telt het geld. Ook als het evenement is afgelopen na de tijd, is er nog genoeg te doen.
Tip 4: Evalueer je evenement
Ga met je gehele team na het benefietconcert nog even samen zitten. Bespreek wat er ging goed en wat er beter had gekund. Tijdens deze bijeenkomst kan je ze ook als eerste laten weten hoeveel geld er voor het goede doel is opgehaald. Vergeet ook zeker niet al je vrijwilligers en andere ondersteuners te bedanken voor hun inzet! Dit kan in de vorm van mooie woorden of een klein presentje. Zonder hen had je het waarschijnlijk niet allemaal kunnen realiseren.
Start hier alvast je online actie voor bij jouw benefietconcert!
Ondersteuning bij de organisatie van jouw evenement?
Wil je meer weten over een benefietconcert organiseren of wil je ondersteuning bij de organisatie? Mail naar info@supp.to of bel 053 – 7400 230. Ook kunnen we jullie als Comyoo helpen bij het maken van professioneel drukwerk, marketing of organisatie.
