Een vraag die bij ons binnen kwam is, wanneer kan ik het beste beginnen met het werven van deelnemers voor ons fiets én hardloopevenement? We kunnen een simpel antwoord geven, maar daar dek je niet alles mee. Twee of drie maand, zou dan ongeveer wel goed zijn. Maar waar is dat nou op gebaseerd? Of is het een anders in jouw situatie?
Het evenement voorbereiden
Een evenement met deelnemers vraagt vaak wat tijd en moeite. Zorg ervoor dat jouw evenement zo goed mogelijk staat. Je wil niet verkeerde informatie delen tijdens het promoten van het evenement en daarmee verkeerde verwachtingen bij je potentiële deelnemers. Jouw evenement moet in globale lijnen staan: wat ga je doen, hoe ga je dat doen, maar ook waarom ga je dat doen? Deze drie aspecten zijn voor jullie als organisatie heel belangrijk. De datum, de locatie en een globaal programma/thema is voor (potentiële) deelnemers het meeste interessant.
Wat ga je communiceren met je deelnemers en wanneer?
Om te weten wanneer je deelnemers kan werven, moet je weten welke informatie zij nodig hebben om overtuigd te worden om mee te doen. Zoals ik al noemde is een datum, locatie en globaal programma/thema heel belangrijk. Ze willen weten of ze kunnen op die datum, of ze (indien nodig) vervoer kunnen regelen én wat het doel van de dag eigenlijk is. Hoogstwaarschijnlijk is het doel van jouw evenement het werven van donaties voor een goed doel: gaaf zeg! Maar voor welk goed doel? En waarom is het belangrijk dat dit doel gesteund wordt? Deze informatie kan jouw potentiële deelnemer overhalen om daadwerkelijk deelnemer te worden! Hoogstwaarschijnlijk weet jij dit en de locatie en datum, twee à drie maand van te voren wel. Dat is dus een goed moment om dit te delen met je netwerk. Ben je voor je gevoel te vroeg? Herhaal dan gewoon je geplaatste berichten en mailtjes, herhaling kan soms wonderen doen! Onderschat het niet.
Afhankelijk van hoe de voorbereiding van het evenement gaat, kan je dus kijken wanneer je de uitnodigingen kan versturen. Weet jij de datum, locatie en programma/thema al heel lang van te voren? Stuur een ‘Save the date’! Voorzie je netwerk dan een tijdje later van meer details. Zo laat je ze ook vast warm lopen én maak je ze nieuwsgierig.
Wellicht belangrijker, hoe werf je deelnemers?
Je weet dat je binnenkort moet beginnen met deelnemers werven, maar hoe ga je dat eigenlijk doen? Wat werkt voor jouw specifieke actie/evenement? Ook hierop is helaas geen kant-en-klaar antwoord. Maar ik kan wel de aspecten met je delen die invloed hebben op of mensen wel of niet gaan deelnemen. Neem ze mee in je communicatie en bekijk wat bij jouw donatie-actie, goede doel én natuurlijk doelgroep past.
- De soort actie
Hardlopen, wielrennen of mountainbiken trekt hele andere mensen aan dan lopen, fietsen, bakken of knutselen. Zitten deze mensen in je huidige netwerk? Je organiseert namelijk geen super sportief evenement als je alleen maar 50+’ers in je achterban hebt zitten. Je organiseert geen haakwedstrijd als je alleen maar jonge mannen in je achterban hebt zitten. Kijk dus goed of de actie aansluit bij je huidige netwerk en of je actie de mensen aantrekt die jij in je achterban wil hebben. - Het seizoen
Het is wellicht een beetje oneerlijk, maar de deelnemers zullen blij zijn dat je ze hebt weten te strikken om mee te doen. In de lente zijn mensen namelijk eerder geneigd om iets nieuws of actiefs te doen. Het wordt weer warmer, het zonnetje schijnt wat meer en mensen komen een beetje uit hun winterslaap. In de decembermaand zijn mensen daarbij weer eerder geneigd om wat extra te geven. In de zomerperiode hebben mensen wellicht meer tijd om naast hun werk, sport en vaste planning iets extra te doen. Natuurlijk is dit voor iedereen anders, maar denk er eens over na. - Communicatie
Het doel van je actie is waarschijnlijk iets specifieker dan de wereld een stukje mooier maken. Wij zelf vinden het heel gaaf als je kernwaarden de uitgangspunten worden van communicatie. Dus waarom jij dit doet, communiceer je centraal. Mensen zullen eerder aanhaken als ze horen dat ze fietsen of rennen voor arme kinderen in Afrika dan fietsen met z’n allen omdat het kan. En ook al haken ze aan bij het tweede, je wilt dan wel meer bekendheid creëren voor dat wat jullie drijft om door te gaan. Blijf daarom je missie en visie met je delen. - Werf in tweetalen of groepen
Wij mensen zijn kuddedieren. We zijn eerder geneigd om iets te doen als iemand anders ons al voor is gegaan of met ons mee doet. Vraag daarom mensen, het liefst persoonlijk, om samen met zijn of haar broer, zus, moeder, vader, partner of vriend(in) mee te doen. Een leuke bijkomstigheid is dat deze twee of meer deelnemers meer geld zullen ophalen dan één deelnemer. - Herhaling is de key
Zoals ik eerder al noemde, kan herhaling nog wel eens belangrijk zijn. Letterlijk hetzelfde bericht drie keer zal wellicht een beetje gek zijn. Maar dit kan er gebeuren- Bij de eerste keer zien van het bericht: Hey wat leuk, leuk evenement, goed dat ze dat doen.
- Bij de tweede keer: Hmm zou het wat voor mij zijn? Nee, denk het niet.
- Bij de derde keer: Nou, nu praten ze tegen mij… Ik ga me toch eens verdiepen erin.
- Bij de vierder keer: Oh ja ik wilde me aanmelden, nu ga ik het direct even doen
Nu ben ik hierboven wellicht een beetje (te) positief, maar de kans is groot dat men je oproep vergeet na één keer zien. Voel je dus zeker niet bezwaard om af en toe wat extra aandacht te vragen!
Genoeg informatie om even over na te denken lijkt me zo. Bespreek het ook met je mede-organisatoren, wellicht hebben zij nog ideeën! Veel succes met je sponsorevenement en het werven van de deelnemers 😉
Laatste tip
Om deelnemers te laten aanmelden bij jouw donatie-actie met deelnemers, deel je de volgende link met ze: https://supp.to[naam-actie]#register. Men komt dan direct in de aanmeldflow voor deelnemers terecht. Hoe handig is dat. Check hier een voorbeeld: https://supp.to/fietsenvoorkerkrade2021#register
