Een sponsorloop wordt op een school georganiseerd omdat het leuk is en goed voor de beweging van de kinderen. Ook wordt de sponsorloop vaak gekoppeld aan een doel, bijvoorbeeld voor de school zelf of voor een stichting. Hoe mooi zou het zijn als je dit kunt combineren: een sponsorloop waarvan de opbrengst voor een deel voor de school is en een deel voor de stichting!
Met scholen kun je leuke afspraken maken rondom het organiseren van projecten waarbij leerlingen zich in groepen inzetten voor bijvoorbeeld de sociale projecten van Present. Daarvan zijn al veel leuke voorbeelden. De opbrengst van de sponsorloop kan hiervoor ingezet worden. Zo heeft de school er wat in voor het lesprogramma en Present kan hiermee nog meer impact maken in de eigen stad.
Stappenplan voor het organiseren van de sponsorloop
- Benader een school, vraag of ze voor jullie een sponsorloop willen organiseren (natuurlijk zal je hiervoor meerdere contactmomenten moeten inplannen);
- Richt in afstemming met hen een actiepagina in voor de sponsorloop. Let op: maak een actie aan met deelnemers, zodat ouders voor hun eigen leerlingen een pagina kunnen aanmaken, vanuit de hoofdactiepagina (zie hieronder de tips voor het inrichten van de actiepagina);
- Maak afspraken over het organiseren van de sponsorloop: wie doet wat. Als Present kun je zorgen voor de PR naar de leerlingen toe en naar de ouders: zorg voor een informatief filmpje, houd presentaties in de klassen en zorg voor een artikel voor in de schoolkrant of stel een brief op die verstuurd kan worden naar de ouders;
- Maak vooraf afspraken met de school over de verdeling van de gelden, zodat je de organisatiekosten van de projecten die volgen en de sponsorloop ook voor een deel vergoed hebt;
Tips voor het inrichten van de sponsorpagina
Richt de pagina zo in dat je met teams en deelnemers kunt werken. Let op de volgende aandachtspunten:
- Omschrijf het doel kort: geeft antwoord op de vraag waarom je een sponsorloop organiseert en waarom iemand zou kunnen doneren,
- Voeg een herkenbare omslagfoto toe, bijvoorbeeld van de school,
- Vul minimaal 1 informatieblok in met een foto waarbij je ingaat op het doel van de donaties. Geef antwoord op de vragen ‘Wat wordt er met het opgehaalde bedrag gedaan?’ en ‘Wat voor impact kan er mee worden bereikt?’;
- Zorg dat je bij het inrichten van de actiepagina, bij het tabblad Notificaties de bedankmail goed inricht: deze mail gaat naar iedereen die doneert en is dus een bijzondere kans om kort iets over Present te vertellen en mensen te vragen om jullie als organisatie te volgen;
- Daarna kan de school de actie delen met de ouders van leerlingen en kunnen ze voor hun eigen zoon/dochter een pagina als deelnemer aanmaken, bij het team (de klas of groep) waar de leerling onderdeel van is. En dan kan de leerling zijn/haar eigen pagina gaan delen met familie, buren, vrienden, etc.
Hoe zorg ik voor extra veel opbrengsten bij de sponsorloop
Belangrijk is dat je communiceert. Want dan weten de mensen dat de actie er is. Door contact te houden met leerkrachten weet je ook wat de beleving is van de actie, de sponsorloop en hoe het wordt ontvangen bij leerlingen en/of ouders. Hieronder staan een aantal tips om te zorgen voor een optimale communicatie;
- vraag of de school de actie wil delen via de eigen website en social media;
- vraag of de school de actie wil delen in hun schoolkrant en andere communicatiemiddelen en vraag ook of ze dat meerdere keren doe in aanloop naar de actie. Want herhaling is belangrijk;
- zorg in afstemming met de school dat je een aparte brief stuurt naar de ouders met uitleg van het doel van de gelden en ook hoe ze een actie kunnen aanmaken en dat dit ook veilig en AVG-proof kan;
- zorg in afstemming met de school voor informatie voor de leerlingen: passend en motiverend. Denk aan een korte uitleg, presentatie. Benadruk dat het leuk is om te doen en heel makkelijk. Benadruk het doel met verhalen. Wellicht is dit herkenbaar voor sommige leerlingen.
- richt de bedankmail goed in voor de donateurs en vraag of ze de actie willen delen met hun netwerk;
- zorg voor updates op regelmatige basis; minimaal twee keer een update is leuk. Zodat mensen zich betrokken voelen bij de actie waarvoor ze hebben gegeven;
- deel de actie met je eigen netwerk via social media;
- stem af met de school of ouders ook betrokken kunnen raken bij de actie of sponsorloop;
- zorg in afstemming met de school voor wat leuks/lekkers op de dag zelf. Ook een oorkonde voor elke leerling bij de finish of de dag erna in de klas, is super leuk;
- kortom maak elke actie leuk door er aandacht aan te geven, er een feestje van te maken.
Kijk op Sponsor.school voor meer informatie over het organiseren van sponsorlopen op scholen. Veel succes ;-)!
